Щоб компанія нормально працювала, їй давно вже не обов’язково збирати всіх співробітників в одному приміщенні. Бухгалтер може бути в Черкасах, менеджер із продажів — у Києві, розробник — у Львові, а керівник кілька місяців працювати з Польщі. Для багатьох українських команд така модель стала цілком звичною.
З робочими документами все відносно просто: вони зберігаються у хмарі. Команда спілкується в месенджерах, зустрічі проводить онлайн, задачі веде в корпоративних сервісах.
Але залишається одна річ, про яку часто згадують уже після переходу на дистанційну роботу, — телефон.
Якщо основний номер компанії знаходиться на SIM-картці одного менеджера, віддалена команда все одно залишається прив’язаною до конкретної людини та її смартфона. Хтось захворів, пішов у відпустку або просто не може відповісти — клієнт чує довгі гудки.
Саме тут може бути корисним віртуальний номер для роботи. Він дозволяє зберегти звичний телефонний канал для клієнта, але зробити його незалежним від офісу, одного пристрою чи місця перебування працівника.
Така модель підходить як невеликій компанії з двома-трьома людьми, так і команді, де дзвінки щодня приймають кілька менеджерів.
Як змінилася бізнес-комунікація з розвитком віддаленої роботи
Колись робочий телефон був буквально прив’язаний до робочого місця.
На столі стояв апарат, біля нього сиділа людина, і якщо о 18:00 офіс зачинявся, телефонне спілкування з компанією фактично теж завершувалося.
Тепер усе інакше.
Працівники можуть виходити на зв’язок із ноутбука, смартфона чи домашнього комп’ютера. Компанії наймають спеціалістів незалежно від міста проживання, а інколи й незалежно від країни.
У такій системі стара телефонна модель виглядає трохи дивно. Усі корпоративні інструменти доступні онлайн, а важливий номер для клієнтів усе ще знаходиться у смартфоні одного співробітника.
Саме тому телефонія для віддаленої команди поступово переходить у хмару разом з іншими бізнес-процесами.
Міжнародна організація праці у своїх рекомендаціях щодо дистанційної роботи окремо звертає увагу на важливість постійної та зрозумілої комунікації між працівниками й менеджерами. У матеріалахInternational Labour Organization серед основних складових віддаленої роботи згадуються засоби зв’язку та попередньо узгоджені способи підтримувати контакт.
Для компанії це означає просту річ: дистанційний формат працює краще, коли канали комунікації організовані заздалегідь, а не залежать від того, хто сьогодні взяв із собою корпоративну SIM-картку.
Клієнту при цьому взагалі не потрібно знати, де знаходиться менеджер.
Йому важливо інше: набрати номер і отримати відповідь.
Чому особистий номер не завжди підходить для роботи
На початку бізнесу використання особистого мобільного здається найпростішим рішенням.
Не потрібно нічого підключати. Номер уже є, телефон теж. Його можна написати на сайті, додати в соцмережі та відразу почати приймати замовлення.
Проблема в тому, що тимчасове рішення часто залишається на роки.
У якийсь момент особистий номер власника вже знають сотні клієнтів. На нього телефонують із питань доставки, просять виставити рахунок, уточнюють графік роботи й цікавляться старими замовленнями.
Навіть у вихідні.
Для віддаленої команди це створює ще більше незручностей.
Клієнти залежать від однієї людини.
Якщо номер належить власнику або одному менеджеру, інший працівник не може просто прийняти виклик замість нього.
Робота змішується з особистим життям.
На один смартфон приходять повідомлення від родини, банку, друзів, кур’єрів і клієнтів. У якийсь момент зрозуміти, де закінчується робочий день, стає складно.
Номер може піти разом із працівником.
Особливо незручно, коли компанія публікує особисті номери менеджерів. Якщо людина звільняється, клієнти ще довго можуть телефонувати саме їй.
Важче розподіляти навантаження.
Один менеджер отримує десять дзвінків поспіль, а його колега в цей момент вільний. Зі звичайною SIM-карткою виправити це не так просто.
Тому телефон для віддаленої роботи краще сприймати не як особистий пристрій співробітника, а як частину інфраструктури компанії.
Що дає бізнесу віртуальний номер
Віртуальний номер зовні виглядає як звичайний телефонний номер, але для роботи йому не обов’язково потрібна фізична SIM-картка.
Зв’язок організовується через онлайн-телефонію та VoIP, а дзвінки можна направляти туди, де їх повинні прийняти.
Тому віртуальний номер для бізнесу не належить конкретному смартфону менеджера.
У цьому і є його головна перевага для дистанційної команди.
Уявімо компанію з чотирма менеджерами.
Клієнти бачать на сайті один корпоративний номер. Вони телефонують саме на нього незалежно від того, з ким спілкувалися минулого разу.
Далі вже сама компанія організовує обробку викликів.
Сьогодні на дзвінки можуть відповідати два працівники, завтра — троє. Один менеджер іде у відпустку — його просто виключають із робочої схеми. З’являється новий співробітник — його можна додати.
При цьому клієнтам нічого повідомляти не потрібно.
Номер залишається тим самим.
Ще одна перевага — відсутність жорсткої географічної прив’язки.
Менеджер може відповідати з дому, коворкінгу чи іншої країни. Якщо є необхідний доступ до телефонії та стабільне інтернет-з’єднання, місцезнаходження саме по собі не є головним фактором.
Так віртуальний телефон стає не окремим пристроєм, а спільним каналом компанії.
Як Freezvon може використовуватися віддаленими командами
Для дистанційної роботи важливо, щоб телефонія могла підлаштовуватися під структуру команди, а не навпаки.
Один із сервісів, через який можна організувати таку модель, —Freezvon.
Компанія може підключити віртуальний номер і використовувати його для роботи з вхідними та вихідними дзвінками залежно від обраного типу номера й налаштувань.
Найпростіший сценарій виглядає так.
Є невеликий бізнес і два менеджери, які працюють із дому. На сайті вказаний один корпоративний номер. Коли телефонує клієнт, дзвінок направляється працівнику, який може його прийняти.
Якщо команда більша, схема може бути складнішою.
Наприклад, окремо обробляються нові продажі й звернення постійних клієнтів. Частину дзвінків приймають менеджери, іншу — служба підтримки.
Для самого клієнта все це залишається за кадром.
Йому не потрібно знати внутрішні номери працівників або щоразу шукати нового менеджера. Він користується одним звичним контактом.
Freezvon також може бути корисним компаніям, де склад команди час від часу змінюється. Коли номер є частиною корпоративної системи, а не особистим контактом співробітника, кадрові зміни менше впливають на комунікацію з клієнтами.
Це особливо актуально для агентств, онлайн-магазинів, IT-команд, сервісних компаній, консультаційних проєктів і невеликих відділів продажів.
Дзвінки та SMS через один номер
Телефонне спілкування з клієнтом — це не завжди голосова розмова.
Іноді людині зручніше отримати коротке повідомлення: підтвердження, нагадування, уточнення або іншу робочу інформацію.
Тому для частини бізнесів практичним рішенням може бути віртуальний номер для дзвінків і SMS.
У Freezvon є номери, які залежно від їхнього типу можуть використовуватися для телефонних дзвінків та роботи з SMS. Можливості конкретного номера варто перевіряти до підключення, оскільки вони можуть відрізнятися залежно від країни, оператора та напрямку.
Для віддаленої команди це зручно з простої причини: один контакт можна використовувати для кількох сценаріїв спілкування.
Наприклад, клієнт спочатку телефонує менеджеру, а пізніше компанії потрібно передати йому коротку інформацію в текстовому вигляді.
Замість того щоб використовувати особистий мобільний співробітника, комунікацію можна залишити в межах корпоративного каналу.
SMS для бізнесу також можуть бути корисними для повідомлень, пов’язаних із замовленнями, консультаціями або іншими робочими процесами.
Водночас тут важливо уникати універсальних припущень.
Не всі віртуальні номери однакові. Якщо SMS є критично важливою частиною роботи, потрібно перевірити, чи підтримує конкретний номер приймання або надсилання повідомлень у потрібному напрямку.
Це краще зробити до придбання номера, а не тоді, коли система вже побудована навколо нього.
Комунікація з клієнтами з різних країн
Для віддаленої команди міжнародний формат роботи часто виникає природно.
Якщо люди вже не прив’язані до офісу, то й клієнтська база рідше обмежується одним містом.
Українське агентство може вести проєкти для Польщі та Німеччини. Онлайн-магазин — працювати з покупцями з кількох європейських країн. IT-компанія — мати основних замовників у США або Великій Британії.
У кожному такому випадку постає питання зв’язку.
Звичайно, багато комунікації перейшло в месенджери та відеодзвінки. Але звичайний телефонний номер усе ще залишається важливим каналом — особливо для продажів, підтримки та першого контакту.
Міжнародна віртуальна телефонія дозволяє компанії не обмежуватися номером тієї країни, де фізично знаходиться команда.
Це може бути корисно під час виходу на новий ринок.
Наприклад, компанія ще не має офісу в іншій країні, але вже запускає там рекламу. Замість того щоб одразу створювати повноцінну місцеву інфраструктуру, можна спочатку організувати зрозумілий канал для звернень і перевірити реальний інтерес аудиторії.
Менеджери при цьому продовжують працювати з України або з будь-якої іншої країни.
Саме тут міжнародні дзвінки та віртуальні номери стають частиною ширшої стратегії розвитку, а не просто способом заощадити на телефонії.
Для українських підприємців, які розглядають роботу на зовнішніх ринках, корисні матеріали також є на державному порталіДія.Бізнес, де зібрана інформація щодо підприємництва, експорту та розвитку компаній.
Переваги віртуальної телефонії для українських компаній
В українського бізнесу є свій досвід віддаленої роботи.
Частині компаній довелося дуже швидко навчитися працювати без постійного офісу. Команди роз’їхалися між містами й країнами, але продажі, підтримка клієнтів і повсякденні процеси нікуди не зникли.
Тому одна з головних переваг віртуальної телефонії — мобільність.
Номер залишається з компанією.
Неважливо, хто сьогодні відповідає на дзвінки і звідки саме він працює.
Працівники не повинні перебувати в одному місці.
Для роботи з корпоративними викликами не потрібен спільний офіс із телефонною лінією на столі.
Легше наймати людей із різних міст.
Якщо компанія знаходить хорошого менеджера у Вінниці, Одесі чи Дніпрі, немає сенсу змушувати його переїжджати лише через телефон.
Особисті контакти співробітників залишаються особистими.
Менеджеру не потрібно публікувати свій мобільний номер у рекламі або на сайті компанії.
Бізнес простіше масштабувати.
Коли з’являються нові співробітники, телефонну систему можна змінювати разом із командою.
Freezvon у цьому сценарії є одним із способів перенести корпоративний зв’язок із фізичного офісу в онлайн-середовище.
Але головна зміна відбувається навіть не в технологіях.
Компанія перестає думати про робочий телефон як про смартфон, який лежить у конкретної людини в кишені.
Це вже спільний бізнес-інструмент.
Як вибрати номер для віддаленої роботи
Починати краще не з питання «який номер дешевший?», а з питання «як ми будемо ним користуватися?».
Це допомагає не платити за непотрібні функції й водночас не з’ясувати через тиждень, що номер не підтримує важливий для компанії сценарій.
Визначте, хто буде відповідати на дзвінки.
Одна людина? Двоє менеджерів? Повноцінний відділ?
Від цього залежить те, наскільки складною має бути схема телефонії.
Зрозумійте, які країни вам потрібні.
Якщо всі клієнти знаходяться в Україні, міжнародна географія може бути неважливою. Якщо компанія працює з кількома ринками, вибір номерів уже стає частиною бізнес-стратегії.
Перевірте підтримку SMS.
Якщо текстові повідомлення потрібні для робочих процесів, переконайтеся, що обраний тип номера їх підтримує.
Продумайте, де прийматимуться дзвінки.
Варіантів може бути кілька: SIP, смартфон, програмний телефон або переадресація за іншою схемою.
Подивіться не лише на ціну номера.
У вартість телефонії можуть входити підключення, щомісячна плата, переадресація, вихідні дзвінки та додаткові функції.
Залиште можливість для росту.
Навіть якщо сьогодні в компанії лише два менеджери, через рік їх може бути десять.
Немає сенсу будувати систему, яку доведеться повністю міняти після першого помітного зростання.
Саме тому Freezvon або інший постачальник віртуальної телефонії варто оцінювати не тільки за наявністю потрібного номера, а й за тим, наскільки зручно сервіс вписується в реальну роботу вашої команди.
FAQ
Чи потрібен офіс, щоб використовувати віртуальний номер?
Ні. Віртуальний номер якраз зручний тим, що робота з ним не вимагає постійного фізичного офісу. Співробітники можуть приймати робочі дзвінки дистанційно залежно від налаштувань телефонії.
Чи можна використовувати один номер кільком менеджерам?
Так. Це один із типових сценаріїв для віддалених відділів продажів і підтримки. Компанія залишає клієнтам один номер, а дзвінки обробляють різні працівники.
Чи потрібна SIM-картка?
Для віртуального номера фізична SIM-картка не є обов’язковою. Зв’язок може працювати через VoIP та інтернет.
Чи можна телефонувати через інтернет?
Так. Дзвінки через інтернет є одним із базових принципів VoIP-телефонії. Конкретний спосіб здійснення та приймання викликів залежить від налаштувань сервісу.
Чи можуть віртуальні номери приймати SMS?
Це залежить від конкретного номера. Є номери для дзвінків, SMS або комбіновані варіанти. Можливість приймання та надсилання повідомлень потрібно перевіряти перед підключенням.
Чи підходить віртуальна телефонія маленькій команді?
Так. Необов’язково мати великий відділ продажів. Навіть двом-трьом працівникам може бути зручніше користуватися одним корпоративним контактом замість особистих номерів.
Висновок
Віддалена робота сама по собі не робить бізнес менш доступним для клієнтів. Проблеми починаються тоді, коли компанія переходить на дистанційний формат, а її телефонний зв’язок продовжує працювати за старою схемою.
Якщо всі звернення йдуть на смартфон одного менеджера, це не зовсім віддалена телефонія. Це просто офісний телефон, який хтось забрав додому.
Віртуальний номер змінює сам підхід.
Клієнт отримує один стабільний контакт, а компанія вже сама вирішує, хто прийматиме дзвінки, де знаходиться цей працівник і як будуть розподілятися звернення.
Для українського бізнесу це особливо практично. Команди можуть працювати з різних міст і країн, змінювати формат роботи, наймати людей без прив’язки до офісу й водночас залишатися на зв’язку зі своїми клієнтами.
І для цього необов’язково відразу будувати складний кол-центр.
Іноді достатньо почати з простішого: відокремити особистий номер від робочого, створити один корпоративний канал і зробити так, щоб важливий дзвінок не залежав від того, у кого сьогодні лежить SIM-картка.