Чтобы компания нормально работала, ей давно уже не обязательно собирать всех сотрудников в одном помещении. Бухгалтер может быть в Черкассах, менеджер по продажам - в Киеве, разработчик - во Львове, а руководитель несколько месяцев работать с Польшей. Для многих украинских команд подобная модель стала вполне привычной.
С рабочими документами все относительно просто: они хранятся в облаке. Команда общается в мессенджерах, проводит встречи онлайн, задачи ведет в корпоративных сервисах.
Но остается одна вещь, о которой часто вспоминают уже после перехода на дистанционную работу — телефон.
Если основной номер компании находится на SIM-карте одного менеджера, удаленная команда все равно остается привязанной к конкретному человеку и его смартфону. Кто заболел, ушел в отпуск или просто не может ответить — клиент слышит длинные гудки.
Именно здесь может оказаться полезным виртуальный номер для работы. Он позволяет сохранить привычный телефонный канал для клиента, но сделать его независимым от офиса, одного устройства или места нахождения работника.
Такая модель подходит как небольшой компании с двумя-тремя людьми, так и команде, где звонки каждый день принимают несколько менеджеров.
Как изменилась бизнес-коммуникация с развитием отдаленной работы
Когда рабочий телефон был буквально привязан к рабочему месту.
На столе стоял аппарат, возле него сидел человек, и если в 18.00 офис закрывался, телефонное общение с компанией фактически тоже завершалось.
Теперь все по-другому.
Сотрудники могут выходить на связь с ноутбука, смартфона или домашнего компьютера. Компании нанимают специалистов независимо от города, а иногда и независимо от страны.
В такой системе старая телефонная модель смотрится немного странно. Все корпоративные инструменты доступны в Интернете, а важный номер для клиентов все еще находится в смартфоне одного сотрудника.
Поэтому телефония для удаленной команды постепенно переходит в облако вместе с другими бизнес-процессами.
Международная организация труда в своих рекомендациях по дистанционной работе отдельно обращает внимание на важность постоянной и понятной коммуникации между работниками и менеджерами. В материалах International Labour Organization среди основных составляющих удаленной работы упоминаются средства связи и предварительно согласованные способы поддерживать контакт.
Для компании это означает простую вещь: дистанционный формат работает лучше, когда каналы коммуникации организованы заранее, а не зависят от того, кто взял с собой корпоративную SIM-карту.
Клиенту при этом вообще не нужно знать, где находится менеджер.
Ему важно другое: набрать номер и получить ответ.
Почему личный номер не всегда подходит для работы
В начале бизнеса использование личного мобильного кажется простейшим решением.
Не нужно ничего подключать. Номер уже есть, телефон тоже. Его можно написать на сайте, добавить в соцсети и сразу же начать принимать заказ.
Проблема в том, что временное решение часто остается на годы.
В какой-то момент личный номер владельца уже знают сотни клиентов. На него звонят по вопросам доставки, просят выставить счет, уточняют график работы и интересуются старыми заказами.
Даже в выходные.
Для удаленной команды это создает еще больше неудобств.
Клиенты зависят от одного человека.
Если номер принадлежит владельцу или одному менеджеру, другой работник не может просто принять вызов вместо него.
Работа смешивается с личной жизнью.
На один смартфон приходят сообщения от семьи, банка, друзей, курьеров и клиентов. В какой-то момент понять, где кончается рабочий день, становится сложно.
Номер может уйти вместе с работником.
Особенно неловко, когда компания публикует личные номера менеджеров. Если человек увольняется, клиенты еще долго могут звонить по телефону именно ему.
Труднее распределять нагрузку.
Один менеджер получает десять звонков подряд, а его коллега в этот момент свободен. С обычной SIM-картой исправить это не так просто.
Потому телефон для удаленной работы лучше воспринимать не как личное устройство сотрудника, а как часть инфраструктуры компании.
Что дает бизнесу виртуальный номер
Виртуальный номер снаружи выглядит как обычный номер телефона, но для работы ему не обязательно нужна физическая SIM-карта.
Связь организуется через онлайн-телефонию и VoIP, а вызовы можно направлять туда, где их должны принять.
Поэтому виртуальный номер для бизнеса не принадлежит конкретному смартфону менеджера.
В этом и есть его основное достоинство для дистанционной команды.
Представим компанию с четырьмя менеджерами.
Клиенты видят на сайте один корпоративный номер. Они звонят именно на него независимо от того, с кем общались в прошлый раз.
Дальше уже сама компания организует обработку вызовов.
Сегодня на звонки могут отвечать два работника, завтра – трое. Один менеджер уходит в отпуск – его просто исключают из рабочей схемы. Появляется новый сотрудник – его можно добавить.
При этом клиентам ничего сообщать не нужно.
Номер остается прежним.
Еще одно преимущество – отсутствие жесткой географической привязки.
Менеджер может отвечать из дома, коворкинга или другой страны. Если необходим доступ к телефонии и стабильное интернет-соединение, местонахождение само по себе не является главным фактором.
Так виртуальный телефон становится не отдельным устройством, а общим каналом компании.
Как Freezvon может использоваться удаленными командами
Для дистанционной работы важно, чтобы телефония могла подстраиваться под структуру команды, а не наоборот.
Один из сервисов, через который можно организовать такую модель, – Freezvon.
Компания может подключить виртуальный номер и использовать его для работы с входящими и исходящими вызовами в зависимости от выбранного типа номера и настроек.
Самый простой сценарий выглядит следующим образом.
Есть небольшой бизнес и два менеджера, работающих из дома. На сайте указан один корпоративный номер. Когда звонит клиент, звонок направляется работнику, который может принять его.
Если команда больше, то схема может быть сложнее.
К примеру, отдельно обрабатываются новые продажи и обращения постоянных клиентов. Часть звонков принимают менеджеры, другую – служба поддержки.
Для самого клиента все это остается за кадром.
Ему не нужно знать внутренние номера работников или каждый раз искать нового менеджера. Он пользуется одним обычным контактом.
Freezvon также может быть полезным компаниям, где состав команды время от времени меняется. Когда номер является частью корпоративной системы, а не личным контактом сотрудника, кадровые изменения оказывают меньшее влияние на коммуникацию с клиентами.
Это особенно актуально для агентств, онлайн магазинов, IT-команд, сервисных компаний, консультационных проектов и небольших отделов продаж.
Звонки и SMS через один номер
Телефонное общение с клиентом – это не всегда голосовой разговор.
Иногда человеку удобнее получить краткое сообщение: подтверждение, упоминание, уточнение или другую рабочую информацию.
Поэтому для части бизнесов практическим решением может быть виртуальный номер для звонков и SMS.
В Freezvon есть номера, которые в зависимости от их типа могут использоваться для телефонных звонков и работы с SMS. Возможности конкретного номера следует проверять до подключения, поскольку они могут отличаться в зависимости от страны, оператора и направления.
Для удаленной команды удобно по простой причине: один контакт можно использовать для нескольких сценариев общения.
Например, клиент сначала звонит по телефону менеджеру, а позже компании нужно передать ему краткую информацию в текстовом виде.
Вместо того чтобы использовать личный мобильный сотрудник, коммуникацию можно оставить в пределах корпоративного канала.
SMS для бизнеса также могут быть полезны для сообщений, связанных с заказами, консультациями или другими рабочими процессами.
В то же время, здесь важно избегать универсальных предположений.
Не все виртуальные номера одинаковы. Если SMS является критически важной частью работы, нужно проверить, поддерживает ли номер приема или отправка сообщений в нужном направлении.
Это лучше сделать до покупки номера, а не тогда, когда система уже построена вокруг него.
Общение с клиентами из разных стран
Для удаленной команды международный формат работы часто возникает естественным образом.
Если люди уже не привязаны к офису, то клиентская база реже ограничивается одним городом.
Украинское агентство может вести проекты Польше и Германии. Онлайн-магазин – работать с покупателями из нескольких европейских стран. IT-компания – иметь основных заказчиков в США или Великобритании.
В каждом таком случае возникает вопрос связи.
Конечно, многие коммуникации перешли в мессенджеры и видеозвонки. Но обычный телефонный номер все еще остается важным каналом, особенно для продаж, поддержки и первого контакта.
Международная виртуальная телефония позволяет компании не ограничиваться номером страны, где физически находится команда.
Это может быть полезно при выходе на новый рынок.
К примеру, компания еще не имеет офиса в другой стране, но уже запускает там рекламу. Вместо того, чтобы сразу создавать полноценную местную инфраструктуру, можно сначала организовать понятный канал для обращений и проверить реальный интерес аудитории.
Менеджеры при этом продолжают работать с Украиной или из любой другой страны.
Именно здесь международные звонки и виртуальные номера становятся частью более широкой стратегии развития, а не просто сэкономить на телефонии.
Для украинских предпринимателей, которые рассматривают работу на внешних рынках, полезные материалы также есть на государственном портале Дія.Бизнес, где собрана информация о предпринимательстве, экспорте и развитии компаний.
Преимущества виртуальной телефонии для украинских компаний
У украинского бизнеса есть свой опыт отдаленной работы.
Части компаний пришлось очень быстро научиться работать без постоянного офиса. Команды разъехались между городами и странами, но продажи, поддержка клиентов и повседневные процессы никуда не исчезли.
Поэтому одно из главных преимуществ виртуальной телефонии – мобильность.
Номер остается с компанией.
Неважно, кто сегодня отвечает на звонки и откуда он работает.
Работники не должны находиться в одном месте.
Для работы с корпоративными вызовами не требуется совместный офис с телефонной линией на столе.
Легче нанимать людей из разных городов.
Если компания находит хорошего менеджера в Виннице, Одессе или Днепре, нет смысла заставлять его переезжать только по телефону.
Личные контакты сотрудников остаются личными.
Менеджеру не нужно публиковать свой мобильный номер в рекламе или на сайте компании.
Бизнес проще масштабировать.
При появлении новых сотрудников телефонную систему можно изменять вместе с командой.
Freezvon в этом сценарии является одним из способов перенести корпоративную связь из физического офиса в онлайн-среду.
Но главное изменение происходит даже не в технологиях.
Компания перестает думать о рабочем телефоне как о смартфоне, который лежит у конкретного человека в кармане.
Это уже общий бизнес-инструмент.
Как выбрать номер для удаленной работы
Начинать лучше не с вопроса «какой номер дешевле?», а с вопроса «как мы будем им пользоваться?».
Это помогает не платить за ненужные функции и не выяснить через неделю, что номер не поддерживает важный для компании сценарий.
Определите, кто будет отвечать на звонки.
Один человек? Два менеджера? Полноценный отдел?
От этого зависит, насколько сложной должна быть схема телефонии.
Поймите, какие страны вам нужны.
Если все клиенты находятся в Украине, то международная география может быть неважной. Если компания работает с несколькими рынками, выбор номеров становится частью бизнес-стратегии.
Проверьте поддержку SMS.
Если текстовые сообщения необходимы для работы, убедитесь, что выбранный тип номера их поддерживает.
Продумайте, где будут приниматься звонки.
Вариантов может быть несколько: SIP, смартфон, программный телефон или переадресация по другой схеме.
Посмотрите не только на стоимость номера.
В стоимость телефонии могут входить подключение, ежемесячная плата, переадресация, исходящие вызовы и дополнительные функции.
Оставьте возможность для роста.
Даже если сегодня у компании всего два менеджера, через год их может быть десять.
Нет смысла строить систему, которую придется полностью менять после первого заметного роста.
Именно поэтому Freezvon или другой поставщик виртуальной телефонии следует оценивать не только по наличию нужного номера, но и по тому, насколько удобно сервис вписывается в реальную работу вашей команды.
FAQ
Нужен ли офис для использования виртуального номера?
Нет. Виртуальный номер удобен тем, что работа с ним не требует постоянного физического офиса. Сотрудники могут принимать рабочие звонки дистанционно в зависимости от настроек телефонии.
Можно ли использовать один номер нескольким менеджерам?
Да. Это один из типичных сценариев для удаленных отделов продаж и поддержки. Компания оставляет клиентам один номер, а звонки обрабатывают разные работники.
Нужна ли SIM-карта?
Для виртуального номера физическая SIM-карта не обязательна. Связь может работать через VoIP и Интернет.
Можно ли звонить по телефону через интернет?
Да. Вызовы через интернет являются одним из базовых принципов VoIP-телефонии. Конкретный способ совершения и приема вызовов зависит от настроек сервиса.
Могут ли виртуальные номера принимать SMS?
Это зависит от конкретного номера. Имеются номера для звонков, SMS или комбинированные варианты. Перед соединением необходимо проверять возможность приема и передачи сообщений.
Подходит ли виртуальная телефония маленькой команде?
Да. Необязательно иметь большой отдел продаж. Даже двум-трем работникам может удобнее пользоваться одним корпоративным контактом вместо личных номеров.
Заключение
Удаленная работа сама по себе не делает бизнес менее доступным для клиентов. Проблемы начинаются, когда компания переходит на дистанционный формат, а ее телефонная связь продолжает работать по старой схеме.
Если все обращения идут на смартфон одного менеджера, это не совсем отдаленная телефония. Это просто офисный телефон, который кто-то унес домой.
Виртуальный номер изменяет подход.
Клиент получает один стабильный контакт, а компания уже сама решает, кто будет принимать звонки, где находится этот работник и как будут распределяться обращения.
Для украинского бизнеса это особенно практично. Команды могут работать из разных городов и стран, изменять формат работы, нанимать людей без привязки к офису и одновременно оставаться на связи со своими клиентами.
И для этого необязательно сразу строить сложный колл-центр.
Иногда достаточно начать с более простого: отделить личный номер от рабочего, создать один корпоративный канал и сделать так, чтобы важный звонок не зависел от того, у кого сегодня лежит SIM-карта.